編制會(huì)計(jì)分錄是會(huì)計(jì)的日常工作，會(huì)計(jì)分錄編制的正確、規(guī)范與否直接影響該帳戶(hù)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)情況，*終影響會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。手工方式下，會(huì)計(jì)人員可以編制各種會(huì)計(jì)分錄，雖然有些不符合規(guī)范，但記賬人員可以根據(jù)會(huì)計(jì)分錄分析后再登記賬簿，期末根據(jù)各帳戶(hù)的余額分析編制報(bào)表，而電算化方式下，會(huì)計(jì)分錄怎么做它就怎么記，機(jī)器不會(huì)象手工方式那樣先分析后記賬，因此會(huì)計(jì)分錄編制的質(zhì)量高低在很大程度上影響報(bào)表的編制，尤其是損益類(lèi)科目會(huì)計(jì)分錄的編制。但會(huì)計(jì)分錄要根據(jù)科目的屬性來(lái)編制，這樣才能做到既滿(mǎn)足編制報(bào)表的需要，又符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定和會(huì)計(jì)處理規(guī)范，所以在做一些重要業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄時(shí)，首先要設(shè)置好所涉及科目的屬性，然后再根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容編制會(huì)計(jì)分錄，下面就以費(fèi)用和收入的業(yè)務(wù)處理為例來(lái)說(shuō)明科目屬性的設(shè)置對(duì)編制分錄和報(bào)表的影響。

　　電算化方式下會(huì)計(jì)分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但有部分會(huì)計(jì)分錄的編制與手工方式存在一定的差異，需要對(duì)以前手工編制方式進(jìn)行一定的修改才能滿(mǎn)足電算化的需要。例如：人事部李某退回差旅費(fèi)800元，手工會(huì)計(jì)分錄如下：

　　借：現(xiàn)金 　　　　　　　　　 800

　　貸：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 　　　800

　　手工方式下，期間費(fèi)用類(lèi)帳戶(hù)一般是借方分析式多欄賬，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到月底時(shí)從總賬貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額，明細(xì)賬仍然用紅字從借方轉(zhuǎn)出。對(duì)于上面這筆業(yè)務(wù)，記賬人員在記賬時(shí)就會(huì)用紅字（但分錄金額本身是貸方藍(lán)字）登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶(hù)的借方，從而造成賬證不一致，但不影響會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，而會(huì)計(jì)電算化方式下仍然這樣編制的話(huà)，軟件在記賬時(shí)會(huì)直接登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶(hù)的貸方，這樣就影響報(bào)表從“管理費(fèi)用”賬戶(hù)的取數(shù)，因?yàn)閳?bào)表取數(shù)一般是從期間費(fèi)用類(lèi)賬戶(hù)的借方取數(shù)，如果等到月底所有損益類(lèi)科目結(jié)平并記賬以后，這時(shí)仍然從借方取數(shù)的話(huà)，很顯然就不正確了。如果在手工賬和電算化并行期間，手工賬仍然將此筆業(yè)務(wù)用紅字記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”的借方，而機(jī)內(nèi)賬將這筆業(yè)務(wù)記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶(hù)的貸方，這樣就會(huì)造成“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”手工賬的借貸方發(fā)生額與機(jī)內(nèi)賬不一致。因此，電算化下對(duì)此類(lèi)業(yè)務(wù)的處理仍然象手工那樣的話(huà)，會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)報(bào)表的編制和電算化的運(yùn)用效率。為了不影響報(bào)表的編制，適應(yīng)電算化的會(huì)計(jì)處理的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)人員要改變這類(lèi)業(yè)務(wù)的處理方法，就不會(huì)出現(xiàn)以上問(wèn)題，下面就上面的例子先介紹幾種普通處理方法：

　　種、借貸紅字法：

　　借：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 　　　 800（紅字）

　　貸：現(xiàn)金 　　　　800（紅字）

　　這種方法旨在將費(fèi)用類(lèi)平時(shí)發(fā)生的貸方發(fā)生額用借方紅字編寫(xiě)，這與手工方式方下登記費(fèi)用貸方發(fā)生額時(shí)用紅字登記的方向一致。這樣編制雖然滿(mǎn)足了報(bào)表對(duì)費(fèi)用的取數(shù)要求，但不能反應(yīng)“現(xiàn)金”賬戶(hù)的真實(shí)業(yè)務(wù)情況，且該種做法的前提是該單位采用的記賬憑證格式是通用記賬憑證格式。如果該單位的記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類(lèi)，這筆業(yè)務(wù)本身就是是收款業(yè)務(wù)，但這張憑證填寫(xiě)的卻是付款業(yè)務(wù)，這就讓人費(fèi)解。如果該單位是先做手工憑證，然后再按照電算化要求將手工憑證輸入機(jī)內(nèi)，手工編制仍然按照正常方式編制，電算化憑證按照上面種方法編制，這樣就會(huì)造成手工憑證與機(jī)內(nèi)憑證不一致，再說(shuō)該單位實(shí)行電算化以后，出于對(duì)貨幣資金的重視，仍然要求出納人員每天手工登記現(xiàn)金和銀行存款明細(xì)賬，是根據(jù)手工憑證是用藍(lán)字登記到借方，還是根據(jù)機(jī)內(nèi)憑證用紅字登記到貸方呢?如果用藍(lán)字登記到借方，就會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)金手工賬與機(jī)內(nèi)賬不一致，如果用紅字登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，紅字就更讓人難以理解。因此，電算化方式下此類(lèi)憑證的編制方法仍然有不妥之處。

　　第二種、借方紅字法

　　用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金增加數(shù)，處理如下：

　　借：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 　　800

　　借：現(xiàn)金 　　 800

　　手工方式下這種做法雖然不符合借貸法記賬原則，但可以過(guò)賬。電算化方式下，有的軟件為了方便客戶(hù)的應(yīng)用要求，可以將軟件設(shè)置為會(huì)計(jì)分錄只有借方或貸方，只要分錄金額不為零，所有分錄金額匯總為零，就可以保存和過(guò)賬，這既違背了借貸記賬法的記賬規(guī)則，僅有借方或貸方，也違背了財(cái)政部[財(cái)會(huì)字（1994）第27號(hào)]文件《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的第十五條第四款的規(guī)定，即違背了在輸入記賬憑證過(guò)程中，會(huì)計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：“正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”。

　　這種做法雖然解決了會(huì)計(jì)報(bào)表對(duì)費(fèi)用的取數(shù)要求和現(xiàn)金的登記管理要求，杭州淘寶攝影公司但很大程度上不符合會(huì)計(jì)處理規(guī)范，因此這種做法也有欠妥之處。

　　第三種、過(guò)渡科目法

　　以上兩種處理方法在一定程度上滿(mǎn)足了會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求，但會(huì)計(jì)處理方式上都有欠妥和不規(guī)范之處，為了既滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求又符合會(huì)計(jì)處理規(guī)范要求，下面就用過(guò)渡法來(lái)處理，過(guò)渡科目可以任意設(shè)置，但月底必須要結(jié)平，具體處理如下：

　�、佟〗瑁含F(xiàn)金 800

　　貸：過(guò)渡科目 800

　　②借：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 　800

　　貸：過(guò)渡科目 　 800（紅字）

　　這樣處理雖能滿(mǎn)足報(bào)表的編制和會(huì)計(jì)處理規(guī)范要求，但是如果每月此類(lèi)業(yè)務(wù)較多的話(huà)，每筆業(yè)務(wù)需要分兩次做，這就顯得非常麻煩。

　　采用以上三種處理方法雖然解決了報(bào)表編制問(wèn)題，卻帶來(lái)了其他一些問(wèn)題。種方法不能反映“現(xiàn)金”賬戶(hù)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，雖然余額一致，但機(jī)內(nèi)賬不能憑借貸發(fā)生額來(lái)反映其收支情況;第二種方法不符合借貸記賬法的記賬原則;第三種方法需要引用過(guò)渡科目，無(wú)形中增加了工作量，平時(shí)處理時(shí)要非常細(xì)心，而且月底時(shí)要檢查過(guò)渡科目是否結(jié)平，如果損益類(lèi)科目都有這種情況的話(huà)，就顯得煩瑣。 [責(zé)任編輯：編輯部]

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